L'organisation du voyage :

Un voyage scolaire est une expérience exaltante qui donne du sens aux apprentissages scolaires. Son organisation demande un engagement fort de la part de l’équipe pédagogique. Si chaque enseignant reste maître de son projet éducatif, il sait qu’il peut s’appuyer sur les compétences d’UVAHE pour l’assister dans la conception et l’élaboration de son séjour. Notre équipe de professionnels œuvre à vos côtés pour structurer vos démarches et vous faire gagner un temps précieux.

> Hébergement, restauration, transport, encadrement, activités… nous organisons le séjour dans son ensemble.

> Vous souhaitez et pouvez moduler les séjour en fonction de vos attentes particulières. Nous mettons à votre disposition un interlocuteur dédié pour élaborer le séjour qui vous ressemble.

Deux thématiques en un séjour :

Envie de coupler deux thématiques de séjour ? Il est possible de jumeler 2 thèmes de classe de découverte :
- une activité sportive, le ski ou Cirque par exemple
- et un thème, "Lecture-Ecriture-Edition", "théâtre", etc...

Ceci permet d'aborder pendant le même séjour, à égalité de temps, deux dominantes pour le plus grand plaisir des élèves.

Comment organiser votre voyage scolaire ?

 

1.  La rédaction du projet pédagogique 

Votre voyage scolaire s’inscrit dans votre projet pédagogique. Il y occupe une place importante pour atteindre vos objectifs.

Ce document émane de l’envie d’un ou plusieurs professeurs à développer des objectifs pédagogiques, des outils permettant de les atteindre, ainsi que les moyens d’évaluer l’objectif fixé. Ainsi afin d’être le plus clair possible et monter un projet viable, il est donc  nécessaire d’y consacrer du temps.

Dans ce projet pédagogique, il est important de présenter le voyage que vous souhaitez préparer et renseigner la thématique de voyage scolaire ainsi que les objectifs pédagogiques. Le projet pédagogique n’est pas obligatoirement rédigé, il peut prendre la forme d’un tableau renseignant les objectifs à atteindre, les moyens de parvenir aux objectifs fixés et enfin, l’évaluation de la réussite des différents axes pédagogiques.

2.  La demande d’autorisation de voyage scolaire 

La demande d’autorisation est une étape indispensable, car elle va déterminer si le projet de voyage scolaire est plausible ou non.
Le cheminement de la demande d’autorisation n’est pas le même selon le type d'établissement.

Les établissements publics

Le directeur de l’école primaire ou maternelle fait une demande d’autorisation auprès de son inspecteur de circonscription dans un délai d’au moins 5 semaines pour un voyage scolaire s’effectuant dans le même département que l’école. Un délai de 8 semaines est attendu pour un voyage scolaire s’effectuant en dehors du département.

Le dossier pédagogique doit être transmis à l’inspecteur de sa circonscription. L’inspecteur de circonscription émet un avis. L’autorisation de départ en classe de découverte revient à l’inspecteur d’académie. La décision est communiquée à l’établissement au plus tard 15 jours avant le départ pour un voyage se déroulant dans le département de l’établissement, et au plus tard 3 semaines dans le cas d’un séjour en dehors du département de l’établissement.

Les établissements privés

La démarche est différente. En effet, c’est le chef d’établissement qui est habilité à délivrer l’autorisation de départ en voyage scolaire; cette décision est rendue éventuellement après consultation du conseil d’administration, l’APPEL, l’OGEC.

 

3.   Choix de la maison et réservation de séjour

Le choix du lieu de séjour doit être en corrélation avec votre projet pédagogique. Veillez à ce que votre lieu de séjour dispose d’infrastructures nécessaires à la pratique des activités recherchées.

Après avoir précisé votre trajet avec l’organisme, au regard de différents devis, il est nécessaire de fixer les dates de séjour en signant le contrat et en versant un acompte de réservation. Il est conseillé de réserver le lieu de séjour entre 9 mois à 4 mois avant le départ.

L’association peut planifier un échéancier afin de faciliter le paiement du séjour. N’hésitez pas à nous contacter !

4.   Communication avec la famille

La réunion d’informations est indispensable. Il est important de la planifier le plus tôt possible. C’est le moment idéal pour informer physiquement les parents sur le voyage scolaire et pour montrer aux parents tout l’intérêt de ce dernier. UVAHE, proposer de contribuer à mener votre réunion à vos côtés.

Durant votre réunion, veillez à utiliser des mots simples afin que les informations soient les plus claires possibles pour les parents. Présentez l’objectif de votre voyage scolaire sans détailler tous les axes pédagogiques, au contraire, présentez la forme afin que l’ensemble des parents comprennent votre démarche.

Renseignez la thématique du voyage scolaire, les lieux visités, les intervenants présents. Ces informations sont importantes et rassurent les parents. C’est également lors de cette réunion que vous pourrez répondre aux questions des parents, les rassurer, apaiser leur inquiétude quant au voyage scolaire.

En cas de réticence pour motif financier,  il est important d’informer les parents que des aides financières sont mises en place pour alléger le prix du séjour. Le but étant que l’ensemble du groupe d’élèves puisse partir en voyage.

Enfin, faites place aux documents administratifs ! Présentez les éléments à remplir par les parents afin qu’ils fournissent rapidement leur dossier complet.

Les documents administratifs nécessaires :

- Autorisation parentale
- Fiche sanitaire de liaison
- Autorisation chirurgicale
- Trousseau des élèves
- Règlement intérieur

 

 

Comment financer votre voyage scolaire ?

 

1. Le budget prévisionnel de votre voyage scolaire 

Le budget prévisionnel est un élément important, il n’est pas compliqué à élaborer, mais il nécessite toutefois de respecter des postes indispensables en ressource comme en dépense. De plus, un budget prévisionnel doit s’équilibrer, détailler un maximum les postes afin de comprendre où sont affectées les sommes d’argent prévues. Il est donc important de veiller à ce que les dépenses ne soient pas supérieures aux ressources prévues.

Rappelons que dans le budget prévisionnel, la tarification des professeurs/accompagnateurs n’est pas à la charge des familles. Il faut se rapprocher du chef d’établissement pour voir les modalités de financement.

Si vous choisissez le séjour clé en mains, UVAHE vous établit gratuitement un devis détaillé en fonction de vos envies de thématiques.

 

2. Aide pour les familles en difficultés financières

L’organisation du voyage scolaire ne doit pas écarter les familles en difficulté financière. Ainsi, il  est nécessaire de trouver des moyens de financements. L’objectif étant de réduire au maximum les coûts par famille.

Votre établissement scolaire peut participer aux financements du voyage scolaire, il faut solliciter leur aide afin d’obtenir une subvention.

  • Au 1er degré, il est possible de solliciter le conseil d’Ecole. Après accord voté, il peut choisir de participer au projet.

  • Au second degré, c’est le conseil d’administration qui choisit de participer ou non au financement, en effet, il dispose d’un fond de réserve dans lequel il peut puiser afin de venir en aide à des projets comme les voyages scolaires.

 

3. Subventions auprès des collectivités locales

Les mairies, les communes peuvent apporter un soutien financier dans la réalisation de votre classe de découverte. Néanmoins prévoyez suffisamment  à l’avance votre demande de subvention.

 

4.  Le foyer socio-éducatif 

Les foyers socio-éducatifs (FSE) sont des organismes présents au sein des lycées et des collèges. Ils peuvent cofinancer les voyages scolaires. Cette participation financière est un don.

 

5.  Subventions par l’autofinancement 

Nombreux sont les moyens de récolter des fonds. Consultez l’association des parents d’élèves afin de proposer des événements festifs.  Une partie des fonds récoltés peut être allouée au profit du projet de voyage scolaire. Toutes les idées sont les bienvenues, "Imagination" et "Organisation" seront les facteurs clés de succès !

Voici quelques exemples de moyens d’action pour autofinancer le séjour :
- Vente de gâteaux et chocolats
- Vente de boissons
- Vente de bulbe
- Vente de sapins
- Vide greniers
- Tombola
- Soirée dansante
- Paëlla party, barbecue…
- Bingo
- Loto

6.  Association JPA : Jeunesse plein air 

L’association jeunesse plein air est un organisme œuvrant pour la reconnaissance des temps éducatifs complémentaires à celui de l’école ou de la famille. Elle soutient également les voyages scolaires, classes de découverte et favorise la réussite des projets pédagogiques. 

http://www.jpa.asso.fr/index.php

7.  Entreprises privées 

Certaines entreprises privées peuvent subventionner une partie de votre voyage scolaire. Néanmoins, cette aide financière ne doit pas être contrainte par une obligation de publication.


8.  Financement particulier suivant le thème du voyage scolaire 

Suivant la thématique abordée pendant le voyage scolaire, il est possible de faire une demande de subvention auprès d’organismes plus spécifiques.

Séjour écriture
Les séjours écriture peuvent être subventionnés par la direction régionale des affaires culturelles (DRAC). En effet, si votre dossier est éligible, La DRAC peut participer aux financements de projets tels que les séjours écriture… Afin de constituer un dossier de subvention, il convient de consulter la DRAC de votre région.


9.  Autres participations financières pour les familles 

Les comités d’entreprises
Certains parents peuvent obtenir des aides de leur comité d’entreprise. En effet, les CE peuvent prendre en charge une partie du coût du voyage scolaire sur présentation du justificatif de participation émis par l'établissement scolaire.

ANCV- Chèques vacances
Certaines familles peuvent payer avec des chèques vacances obtenus avec leur comité d’entreprise.

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